En migga delar med sig av information som ges till de anställda på Migrationsverket. Jag har inga andra kommentarer eller reflektioner än:
Det är ju bra att cheferna skickar kommunikéer till sina anställda. Men jag instämmer i miggans undringar: ”Beteenden som skapar värden, dialogikarta. Ribbings bok om vett och etikett. Vad är nu detta?” Vad betyder ”skapar värde? Vad då för ”värde”? Och när man vet vad det ”värdet” är, för vem och varför ska det skapas?
Vilka beteenden skapar värde?
Lean bygger på att vi ser till de behov som människor har när vi jobbar med förbättringar. Vi ska förbättra verksamheten med respekt för alla berörda. Men vad betyder det rent konkret? Vilka beteenden skapar värde? Det är en fråga som vi kommer att diskutera med hjälp av dialogkartan i höst, vinter och vår. Det kan i förstone verka självklart att vi ska visa respekt för andra. Ändå är det just den principen som många har svårast att förstå och tillämpa när de inför lean. Därför är det viktigt att vi ägnar tid åt att fördjupa oss i den delen av filosofin. Annars är risken stor att vi tillämpar lean på ett alltför ytligt sätt.
Häromdagen såg jag en ny bok av Magdalena Ribbing som heter Etikett på jobbet. Den utlovar svar på frågor som hur man inleder ett mejl, hur man hälsar, om det är okej att läsa på datorskärmen över en kollegas axel med mera. Vett och etikett på jobbet kort sagt. Vi kommer säkert in på en del sådana frågor när vi diskuterar respekt för människan. Men jag hoppas att vi kan nå djupare och också komma in på frågor som rör de svåra dilemman som följer med vårt uppdrag och som handlar om så mycket mer än stil och hyfs. Jag tror att det finns ett behov av att prata om det.
Det är viktigt att vi kopplar diskussionen till vår strävan att åstadkomma ständiga förbättringar. Hur bidrar jag genom mitt beteende till det? Det kan till exempel handla om att allt som jag utför är rätt, levereras i rätt tid och med rätt kvalitet. På så sätt visar jag respekt för nästa led i processen. Som chef visar jag bland annat respekt genom att se varje enskild medarbetare. Genom att vara tydlig, närvarande och engagerad kan jag främja ett positivt arbetsklimat som främjar utveckling. Det här är förstås inte bara chefernas ansvar. För att få ett bra och inspirerande klimat är det viktigt att vi alla tänker på hur vi agerar. Det handlar inte bara om det vi säger utan också om vad vi visar med till exempel kroppsspråk. Jag hoppas och tror att vi får livliga och givande diskussioner om allt detta. Samtalen är redan i full gång på många håll.
Så här års lägger vi grunden för nästa års planering. Det sker bland annat genom de dialoger som jag har med verksamhetscheferna. De dialogerna hade vi i början av månaden. Nytt för i år var att samtalen fördes i grupp med cheferna. Tanken var att skapa ökad helhetssyn och samverkan över verksamhetsgränserna. Det är ett tankesätt som också kommer att prägla verksamhetsplanen för nästa år. Det gäller att vi inte begränsar oss till det egna området utan utgår från processen och nyttan för kunden. Samtalen under dialogerna var mycket konstruktiva. Nu gäller det att omsätta samtalen i konkreta mål och uppdrag.
Som jag skrev förra månaden så är en av de stora utmaningarna nästa år att komma i balans i alla ärendeslag och samtidigt öka förmågan att med stor flexibilitet möta framtida växlingar i ärendemängd. Regeringen har förväntningar på att vi ska utveckla ett långsiktigt hållbart system för det. Jag återkommer till vårt arbete med det i nästa månadsbrev.
Det ska också bli spännande att följa BBM:s leanresa. Jonas Lindgren lämnade en lägesrapport vid förra veckans möte med ledningsgruppen. Konsulterna från McKinsey har gjort en systematisk genomlysning av verksamheten och lämnat en mycket gedigen rapport. Med den som grund kommer nya arbetssätt att prövas. Det handlar bland annat om att minska behovet av kompletteringar i olika ärendeslag, jobba mer med sortering och fördjupa samarbetet med andra myndigheter. I det fortsatta arbetet har vi god nytta av de lärdomar och erfarenheter vi fått genom Kortare väntan 1 och 2.
En annan fråga som vi diskuterade i ledningsgruppen var lokalisering med koppling till service. Vilken service ska vi ge på olika orter för att möta våra kunders behov på bästa sätt? Vilka praktiska och ekonomiska begränsningar måste vi ta hänsyn till? Det handlar bland annat om hur vi ska gå vidare med etableringen av kundcenter med full service på fler orter och om bredden på servicen på andra orter. Med tanke på hyresavtal och annat är lokalfrågor ibland komplicerade och tidskrävande att lösa och det är viktigt att vi har en tydlig strategi och inriktning.
Innan jag avslutar för den här gången vill jag ta upp händelsen vid förvaret i Gävle förra helgen när en person fritogs under dramatiska former. Även om skottlossningen kanske blåstes upp lite extra i medierna så var det en mycket allvarlig händelse. Jag vill uttrycka stort stöd till enheten och de medarbetare som jobbade vid tillfället. De har hanterat situationen på ett fantastiskt sätt. Jag vet att veckan har ägnats åt debriefing och analys. Samtal har förts om rutiner och förhållningssätt. Sådana här händelser skapar naturligtvis oro och visar hur viktigt det är att det finns bra rutiner. Det är också viktigt att diskutera hur vi kan hantera risker på ett sätt som inte inverkar på den öppenhet som ska råda på våra förvar.
Med en månad kvar till jul börjar vi snart kunna se fram emot ledighet och ljusare tider. Det ger lite extra energi under mörka novembermorgnar!
Christina Werner
